Cómo demostrar tus fichajes ante una inspección
Lo que pide la Inspección no es «un programa». Es el registro de un periodo concreto, ordenado, legible y coherente con las nóminas. Casi todo se juega en poder enseñarlo el día que lo piden.
Qué te van a pedir
Lo habitual es un requerimiento con tres cosas:
- El registro diario de un periodo concreto, persona a persona, con hora de inicio y de fin.
- Los contratos y el horario pactado, para contrastar.
- Las nóminas del mismo periodo.
El registro tiene que estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección, y conservarse cuatro años. El plazo cuenta desde cada día registrado.
Dónde se cae un registro
No suele caerse por no existir, sino por no sostenerse. Estas son las grietas que se miran primero:
Que no cuadre con la nómina
Si el registro dice que se hicieron cuarenta y cinco horas y la nómina paga cuarenta, eso es una pregunta directa. El registro no solo prueba que cumples con la jornada: también dibuja lo que deberías estar pagando y cotizando.
Que sea demasiado perfecto
Entradas y salidas exactas a la misma hora, todos los días, todo el año, sin una sola incidencia. Nadie trabaja así. Un registro sin ruido parece rellenado de golpe, porque normalmente lo está.
Que no se pueda saber si se tocó
Corregir fichajes es normal y legítimo: la gente olvida marcar la salida. Lo que no puede ser es que no quede rastro de la corrección. Si no se distingue lo registrado de lo retocado, todo el conjunto pierde valor.
Que el trabajador no lo conociera
Un registro que la persona nunca vio es un documento de la empresa sobre sí misma. Si cada día recibe lo que consta a su nombre y no dijo nada, el registro se vuelve mucho más sólido.
Cómo va el procedimiento
Lo normal no es el acta directa. Suele haber primero un requerimiento con un plazo para subsanar. Si lo atiendes de verdad, muchas actuaciones acaban ahí. Si no, viene el acta de infracción, y entonces hablamos de la escala de sanciones que explicamos en qué te pueden multar y cuánto.
El decreto en tramitación prevé que la Inspección pueda consultar los registros en remoto, sin desplazarse. Todavía no está aprobado, pero apunta a dónde va esto: hacia sistemas que puedan enseñar los datos sin que nadie los prepare antes.
Lista para estar tranquilo
- ¿Puedes sacar hoy el registro de cualquier mes de los últimos cuatro años?
- ¿En un formato que se pueda leer sin tu ayuda: PDF o CSV?
- ¿Se distingue lo que se fichó de lo que se corrigió, y quién lo corrigió?
- ¿Cuadran las horas con lo que pagas?
- ¿Cada persona sabe lo que consta a su nombre?
Si las cinco son que sí, una inspección es un trámite.