Por qué el Excel ya no te sirve como registro horario
Hoy una hoja de cálculo todavía es legal: la ley no impone un soporte. El problema es otro. Cualquiera la puede cambiar sin dejar rastro, y eso la convierte en una prueba débil justo el día que la necesitas.
Lo primero: no es ilegal
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a llevar el registro, pero no dice cómo. Papel, hoja de cálculo o programa: mientras recoja el inicio y el fin de la jornada de cada persona cada día y se conserve cuatro años, cumple.
Así que si alguien te dice que el Excel está prohibido, hoy te está contando algo que todavía no ha pasado. Lo que sí es cierto es que el decreto en tramitación lo dejaría expresamente fuera. Las fechas, en ¿es obligatorio ya el fichaje digital?
Dónde falla de verdad
El problema del Excel no es legal, es probatorio. Estos cuatro:
1. Se modifica sin dejar rastro
Una celda se cambia y nadie se entera. Puedes rehacer un mes entero la víspera de una inspección, y precisamente por eso el documento vale poco: si tú puedes, cualquiera pudo. Un registro que se puede reescribir a conveniencia demuestra menos de lo que parece.
2. Depende de que alguien se acuerde
Normalmente lo rellena una persona, a mano, cuando puede. Los viernes por la tarde y los días raros se apuntan mal o no se apuntan. El registro se convierte en una reconstrucción de memoria, y eso se nota al leerlo.
3. El trabajador no lo ve
La ley exige que el registro esté a disposición de las personas trabajadoras. Un fichero en el ordenador de administración no lo está. Y si alguien reclama tres años después, su palabra pesa igual que tu hoja.
4. Cuatro años son muchos
Cambios de ordenador, versiones sueltas, la carpeta compartida que se reorganizó. El plazo de conservación se cuenta por cada día registrado, y mantener eso ordenado durante cuatro años con ficheros es más trabajo del que parece.
Qué tiene que tener un registro que aguante
- Hora real, puesta en el momento, no reconstruida a fin de mes.
- Rastro de los cambios. Corregir un fichaje es legítimo y pasa todos los días; lo que no puede ser es que no quede constancia de la corrección.
- Que la persona sepa lo que consta a su nombre, y pueda decir algo si no cuadra, el mismo día y no meses después.
- Que se pueda enseñar en un formato que la Inspección acepte, sin rehacer nada.
- Que se conserve solo los cuatro años, y que lo que pase de ahí se borre, porque guardar datos personales más tiempo del necesario también es un problema.
Nada de eso exige un sistema caro. Exige que el registro no dependa de la buena memoria de nadie.